“L’assoluta centralità rivestita da un OdV dotato di effettivi, penetranti poteri e, sopratutto, assistito da un effettivo statuto di autonomia, perché possa affermarsi l’idoneità del modello organizzativo“.
Nell’ambito del Sistema 231, la giurisprudenza è ormai costante nel sostenere l’indispensabilità di un OdV professionalmente competente ed effettivamente operativo.
Negli anni, l’Avv. Luigi Pecorario ha sviluppato un accorto esercizio delle funzioni di controllo coerentemente alle previsioni del Decreto 231 ed alle indicazioni degli strumenti di soft law, implementando tecniche di vigilanza rispondenti all’esigenza di monitorare “in concreto” l’adeguatezza, l’effettività e l’aggiornamento del Modello.
Nell’ambito dei compiti istituzionali attribuiti all’OdV, si evidenziano le seguenti attività:
- Self-assessment inerente alla composizione, autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione;
- La sinergia con la c.d.“vigilanza alta” dell’Organo dirigente quale corollario del principio di affidamento;
- Le tecniche di insediamento: accesso e studio della documentazione rilevante ai sensi del MOGC; il passaggio di consegne con il precedente OdV; l’incontro con l’Organo dirigente; l’incontro con il Collegio Sindacale/Sindaco Unico; la comunicazione al personale circa l’avvenuta nomina dell’OdV;
- Il funzionamento dell’OdV:l’adozione del regolamento di funzionamento; la segreteria tecnica dell’OdV nel Gruppo di imprese; l’indirizzo di posta elettronica dedicato all’OdV; l’accesso al software gestionale dedicato al Whistleblowing; l’archivio cartaceo e digitale; la tecnica redazionale dei verbali; i pareri e le consulenze sul Modello…”sin dalla sua elaborazione”;
- Il sistema di flussi informativi verso l’OdV: la definizione del circuito informativo interno quale l’interfaccia informativo dell’OdV; la definizione del circuito informativo esterno: le informative periodiche verso l’OdV; la gestione delle segnalazioni whistleblowing; le informative relative ai procedimenti disciplinari che possono integrare potenziali segnali d’allarme e richiedere l’istituzione di un canale informativo dedicato;
- Il sistema di flussi informativi dell’OdV: il programma annuale di vigilanza e la definizione di un budget ponderato; la relazione periodica sull’attività; promozione, erogazione e supervisione dell’attività formativa; la cura dell’aggiornamento del MOGC;
- La valorizzazione della combined assurance: OdV & Collegio Sindacale/Sindaco Unico; OdV & le Funzioni di Internal Audit, HSE, Compliance, Risk management, Antiriciclaggio e Comitato benefit; OdV & RPTC; OdV& Società di revisione/Revisore; OdV & RSPP; OdV & DPO;
- Gli interventi di vigilanza: le verifiche programmate (pianificazione: il giudizio di priorità, esecuzione: tecniche e strumenti di controllo per la valutazione del disegno e dell’operatività; monitoraggio delle azioni correttive: la ragionevolezza temporale); le verifiche non programmate ed a “sorpresa” (l’attivazione a seguito di un segnale d’allarme; i controlli sul sito; l’esame degli adempimenti in scadenza;
- La prospettazione di sanzioni, richiami o ammonimenti:inottemperanze nell’invio dei flussi informativi; inottemperanze nella chiusura delle azioni correttive;
- L’OdV nel Gruppo di Imprese: l’esigenza di definire una disciplina organica della vigilanza attraverso l’adozione di strumenti normativi ad hoc; la gestione dei flussi informativi tra OdV della Holding e gli OdV delle Controllate: una selezione accurata e misurata sulla dimensione aziendale; gli interventi di vigilanza (l’OdV e gli Assurance Provider: valorizzazione senza appiattimento); il contratto di service: chi vigila? come pianificare la vigilanza?; il supporto del consulente esterno “terzo”; l’OdV e l’aggiornamento dei Modelli “a cascata”: la massimizzazione della vigilanza ed il pre-assessment.